Politique de confidentialité

1. Champ d’application de la politique

La présente politique s’applique à tous les employés de FLC lorsqu’ils collectent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des Renseignements Personnels (RP) dans le cadre de leurs fonctions chez FLC. Le cycle de vie des Renseignements Personnels est rappelé ci-dessous :

Source : cai.gouv.qc.ca

2. Objectif de la politique

Cette politique vise à :

informer le public des renseignements personnels (RP) pouvant être détenus par FLC;
énoncer les principes directeurs mis en place par FLC pour protéger les RP collectés, conformément aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels;
et à mentionner vos droits vis-à-vis des RP qui vous concernent.

Mise à jour de la politique : En continu, elle peut être modifiée ponctuellement afin de maintenir la conformité avec la loi et tenir compte de tout changement au cours des processus de collecte-utilisation-conservation-destruction et communication des RP. La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 2025-07-02.

3. Définitions

Renseignements personnels

Un renseignement personnel est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Un RP possède une nature, et il est considéré comme sensible s’il est de nature : médicale, biométrique, autrement intime (financier (ex. données salariales, informations bancaires…), assurance sociale, RAMQ, etc.). Un RP est confidentiel par défaut (source : cai.gouv.qc.ca)

4. Principes directeurs associés à la protection des RP chez FLC

a. Collecte des RP et consentements

Que collecte FLC ?

FLC ne collecte pas de RP des visiteurs sur le site internet.
Les employés de FLC peuvent être amenés à collecter des RP directement auprès de leurs clients/prestataires, nécessaires aux fins de leurs activités.
Le président et le trésorier de FLC peuvent collecter des renseignements relatifs au recrutement et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel.
Afin de ne pas avoir plus de RP que les demandes initiales, les employés de FLC encouragent leurs contacts à ne pas leur communiquer plus de données que celles demandées. Et ils veillent à ce que les mineurs de moins de 14 ans ne leur fournissent pas de RP.

D’où proviennent les RP collectés par FLC ?

Ces RP peuvent provenir :
- au cours de consultations/et ou de sondage en ligne demandés directement auprès personnes concernées, dans le cadre d’un mandat. Dans ce cas vos RP sont toujours utilisés à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, et ils sont dépersonnalisés.
- lorsque vous communiquez directement avec nous (ex. pour établir un contrat, contact (ex. nom, prénom, coordonnées, pour une demande de candidature spontanée, etc.).
- ou au cours de prestations spécifiques (directement avec la personne concernée) conseil agroéconomique spécifique que nous vous rendons.

Comment FLC vous informe de la collecte de données ?

Au moment de la collecte, les employés de FLC informent adéquatement toute personne de la collecte de renseignements qui la concerne, de l’utilisation qu’elle en fera et à qui elle communiquera ses renseignements à cette fin. Les employés de FLC s’assurent que le consentement des personnes est manifesté de façon libre, et éclairé avant d’utiliser ou de communiquer ses renseignements

b. Utilisation et communication des RP

À quoi servent les RP collectés par FLC ?

Les employés de FLC peuvent utiliser les RP pour les fins précisées au moment de la collecte, notamment pour :
- À des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques. Les RP sont dépersonnalisés.
- À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez FLC.
Nous n’utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

À qui, FLC communique les RP collectés, quels sont vos droits ?

Tous les employés de FLC ont accès aux données collectées sauf pour les mandats jugés confidentiels (avec droits d’accès restrictifs).
Les employés de FLC ne divulguent aucun renseignement personnel à l’extérieur de l’entreprise dont il aurait pris connaissance dans l’exercice de ses fonctions à moins d’y être dûment autorisé par FLC.
Si une collaboration avec un tiers est nécessaire pour la réalisation d’un mandat. Nous nous assurons que nos collaborateurs aient signer une entente de confidentialité et respectent des bonnes pratiques. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
Relativement à la demande d’accès, une personne peut obtenir la communication des renseignements personnels la concernant. Outre la communication, la personne peut également faire rectifier ou supprimer un renseignement. Ce type de demande doit être fait de manière écrite à la personne citée dans la rubrique « Comment communiquer avec nous ».de cette présente politique. FLC a 30 jours civils pour vous répondre à partir de la réception de votre demande.

c. Conservation et destruction des RP

Les employés de FLC peuvent dans le cadre de leurs fonctions conserver les RP sur l’environnement informatique de FLC. Une stratégie de conservation ainsi que de destruction des RP a été élaborée afin de veiller à la sécurité des RP.

5. Comment FLC protège les RP détenus ?

Tous les employés de FLC doivent respecter les mesures prises dans la présente politique et dans d’autres documentations internes pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus.

Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, une utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, une communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, ou une perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

En cas d’incident de confidentialité, les employés de FLC doivent suivre des procédures internes en conséquence afin de prendre des mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Tous les employés de FLC sont formés et liés par des accords de confidentialité chez FLC. Ils sont tenus de respecter les mesures identifiées dans cette politique, et dans tous les autres documents-formations transmis par FLC en vertu de la Loi sur la protection personnelle.

6. Comment communiquer avec nous

Pour toutes questions, informations concernant la présente politique, ou pour exercer vos droits face aux RP veuillez contacter : Responsable de la protection des RP : Margot Potoczek : info@forestlavoieconseil.com